Kalurahan Serut

Serut (03/06/2021). Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul bekerja sama dengan DPRD Komisi D Kabupaten Gunungkidul melaksanakan Sosialisasi Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang Kearsipan di Balai Kalurahan serut pada hari Senin tanggal 31 Mei 2021. Acara dimulai pukul 09.00 WIB sampai dengan selesai turut dihadiri Anggota DPRD komisi D Kabupaten Gunungkidul, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul, Pamong kalurahan, BPKal serta Lembaga Kalurahan Serut.

Kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan arsip. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan pengelolaan arsip dalam suatu system kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia sarana dan prasarana serta sumber daya lainnya.

Ditinjau dari jenisnya arsip dibagi menjadi beberapa jenis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu :

1. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi / instansi. Contohnya : Daftar hadir atau absen karyawan
2. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi / instansi. Contohnya : Rapot
3. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan
4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya : Surat Keputusan.
5. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Contohnya : Bendera Pusaka Indonesia dan barang bersejarah lainnya.
6. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Contohnya : KTP

• peranan arsip diantaranya adalah sebagai berikut : 

1. Sumber Informasi dan sumber dokumentasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.